GroupWare
De Paraguay Educa
Introducción
Se definió que debíamos tener herramientas integradas de trabajo para mejorar la comunicación. Iván sugiere un groupware (egroupware porque lo conoce) y propone un metodología de trabajo conforme a algunas de las herramientas que tiene este soft.
Herramientas
BASE DE CONOCIMIENTOS: consultas y soluciones frecuentes
Articulos con buscadores y categorias utilizados por soporte tecnico para realizar soporte a los usuarios (helpdesk). Debe tener varias categorias. Algunas de ellas podrían ser: tecnico (no arranca la XO, me olvide mi password), contenido (donde esta el manual XX), educativas (como hacer una actividad), NOC ( especializado para administradores, ver logs, restaurar servidores, etc. )
Sistema de seguimiento: tickets
Sistema básico para seguimiento de tickets de soporte. Tiene una fecha de apertura, creado por, asignado a, estado, resumen y resolucion. Los tickets frecuentes se transforman en un articulo para la BD de conocimientos para apoyar el soporte de primer nivel.
Calendarios compartidos
Todos los miembros pueden crear un calendario compartido. Así todos saben quien está de viaje o de reunión en tal o cual fecha y facilita la coordinación. Tambien puede servir para marcar el calendario de instalaciones o visitas.
TODO list integrados
A partir de las reuniones surgen tareas. Aquí se definen que tareas hay y cuáles son los responsables. Las tareas son normalmente cortas y bien específicas. No llegan a la categoría de proyectos.
WIKI con Ideas de cada uno
Lugar donde podemos hacer colaborativamente una lluvia de ideas o cualquier cosa que necesitemos crear juntos y asíncronamente. Actualmente ya existe el wiki del proyecto, pero es más bien informativo. Este wiki es privado y de acceso solo a sus miembros.
Gestión de proyectos – TABLERO DE CONTROL
El tablero de control sirve para visualizar los proyectos en curso, sus responsables y el estado. No todo es un proyecto, algunas son simplemente ideas (en el wiki) y otras tareas específicas (mail a XX).. El proyecto tiene algunos campos claves: TITULO, DESCRIPCION, RESPONSABLE, TIEMPOS, PRESUPUESTO Y “ESTADO”. Creo que ya esta claro que se pretende.
Repositorio de documentos
Repositorio centralizado de documentos en línea. Se puede organizar por carpetas y con roles de usuarios (para ver quien puede leer/modificar/etc) Sugiero una carpeta por área (infraestructura, comunicaciones, actividades, logistica, etc.) y dentro de cada una, una carpeta por proyecto. Si es de referencia, crear carpeta referencias e ideas dentro de cada carpeta.
Primera propuesta – BASE DE CONOCIMIENTOS: ACERCA DE LOS MIEMBROS
Particularmente me parece NECESARIO que nos conozcamos todos. Para el efecto algo que propongo es crear una base de conocimientos donde cada uno escriba un articulo acerca de “si mismo”. En ese articulo ya me adelante y se me imaginaron 3 secciones: resumen de curriculum, intereses y que esperamos del proyecto (o podemos ayudar)
A investigar - Acerca del eTemplate
El egroupware provee una funcionalidad (eTemplate) que permite crear formularios a la medida de las necesidades. Quizás sea interesante contratar algun programador que aprenda esta funcionalidad, para agregar a la misma herramienta las funciones de trazabilidad e inventario.
